¡Hola amigos y amigas de la Navidad!
En esta entrada de nuestro blog queremos hablarte de la columna vertebral de la campaña de navidad: la organización de agenda y de tu propio flujo de trabajo. Consideramos que el éxito de una buena campaña, y más en los tiempos que estamos dónde no hay garantías de que el mañana sea igual que el ayer, tienes que tener una organización total y absoluta para afrontar mejor los imprevistos.
Hemos charlado con cinco fotógrafos y fotógrafas cuyo trabajo admiramos mucho y cuya experiencia nos parece que puede ser ejemplar y enriquecedora. Ellos son Sara Montoya, Dani Rivas de Mirame, Diego Gómez, Débora Bretones y Ana Rouret de The Happy Frog. El formato de esta entrada y de las posteriores será una especie de mesa redonda donde ellos y nosotros damos respuesta a preguntas comunes y habituales en torno a cada uno de los temas principales que se tratan en la misma.
Empezamos con la pregunta del millón, ¿Cuándo es recomendable abrir agenda? Esta pregunta huele a tensión, y es que todos os ponéis tremendamente nerviosos. ¿Llegaré tarde? ¿Se me adelantará mi competencia? ¡Quieto todo el mundo! En este aspecto Sara Montoya recomienda abrirla la primera semana de Octubre, ya que la gente necesita estar sugestionada a apuntarse. Abrirla antes puede implicar que la gente no haya desconectado todavía del verano y sus vacaciones y tardar más puede acarrear que tus clientes, sus referidos y tus potenciales interesados en contratar una sesión acaben haciéndolo a otro colega que se haya adelantado. Eso sí, ella tiene clarísimo que antes de abrir agenda hay que cebar su apertura en redes sociales informando sobre la campaña, recordando decorados de campañas anteriores y haciendo participes a tus seguidores para que opinen, participen o adivinen por donde van a ir los tiros en los decorados que estás preparando.
Sobre la apertura de agenda Débora Bretones es un poco más impaciente que Sara, pues ella considera mejor abrirla en Septiembre, especialmente para aquellos clientes potencialmente ‘repetidores’, pues cuanto antes se abra la campaña antes te aseguras su contratación.
Por su parte, Ana Rouret nos comenta que ella abre agenda a mediados-finales de Septiembre ya que sus clientes están acostumbrados a que esta época sea la que ella suele dar por inaugurada la Navidad.
Otro aspecto relacionado a la apertura de la agenda y tus capacidades humanas para gestionarla, es la cantidad de sesiones que puedes permitirte coger. Nosotros te recomendamos que establezcas un flujo de trabajo determinado (Por ejemplo, fotografiar por las mañanas, editar por las tardes) y en base a ese flujo abarques la mayor cantidad de sesiones que te puedas permitir.
En este sentido Ana Rouret recomienda tener antes de afrontar la campaña una previsión económica de lo que quiere ganar, de la rentabilidad de la misma. En base a esa previsión, Ana se fija el tope de sesiones que necesita hacer para cubrir esos objetivos económicos.
Como contrapunto, Dani Rivas no recomienda ponerse un máximo ‘fijo’, si no que recomienda completar huecos sobrantes de otro tipo de sesiones (maternidad, newborn, etc…). El se organiza de forma que por la mañana hace newborn y la tarde la dedica al smashcake o al bebé. Cuando llega la campaña navideña el y su equipo dedican tres tardes de cada semana de los meses de Octubre y Noviembre a llevar a cabo las sesiones navideñas. Debido a la situación actual y sus dificultades añadidas, este año ha reducido el número de sesiones navideñas que hará por la tarde, fijándolo en cinco como máximo. Lo importante en este punto, según nos cuenta Diego Gómez, es coger un número de sesiones navideñas que te permita garantizar tiempos de entrega y un buen servicio al cliente. En su caso son 120, pero cada uno debe calcular ese numero de sesiones en base a su propia organización. El se suele fijar un máximo de 12 sesiones diarias, haciendo una cada 45 minutos. Con la situación actual, tiempos de desinfección y preparación, estima que se verá obligado a reducir a la mitad las sesiones que puede abarcar en un mismo día.
Otro punto que ciertamente señala Débora Bretones a tener en cuenta es todo lo que engloba el propio reportaje: los preparativos pre y post sesión, la selección de fotos del cliente, la edición, los envíos si es cliente es de fuera, etc. Esos temas forman parte de cada sesión y también requieren de un tiempo que te impide estar en el estudio.
De hecho, la organización del flujo de trabajo es algo importantísimo para que la campaña salga redonda. Diego Gómez nos cuenta que el reserva el viernes y el fin de semana desde finales de Octubre hasta principios de Diciembre para fotografiar sesiones navideñas. La semana posterior a la de la sesión, el y su equipo hacen la selección de las mejores fotos del reportaje y comparten la galería con su cliente para que hagan la selección. Esa misma semana, si el cliente colabora, se editan la imágenes seleccionadas y se mandan al laboratorio. De esta forma se garantizan que en tres semanas están los reportajes hechos, editados y entregados.
Otra forma de organizarse es la que nos cuenta que hace Ana Rouret. Ella intenta concentrar todo el trabajo en tres semanas, de forma que fotografía los fines de semana, cuando sus clientes están mas libres, y dedica el entrediario para editar, retocar y elegir. Por su experiencia personal Ana también nos comenta que recomienda ir tanteando la campaña y a uno mismo conforme las semanas pasan y el cansancio va haciendo mella. Recuerda que el año pasado estaba súper cómoda con el decorado se veía con fuerzas, así que amplió agenda de nuevo ya que había cumplido sus objetivos de rentabilidad y de organización. Pone especial énfasis en establecer una organización que te evite el dejarte toda la edición para el final ya sería una locura que no permite retraso alguno.
Evidentemente, no puedes abarcar lo mismo si trabajas solo y todo depende de ti que si tienes ayuda. En el caso de Dani Rivas, el nos explica que tiene trabajando con él a una persona en el estudio con la que tiene total confianza y forman un equipo sólido. Esto le permite estar fotografiando toda la tarde y compartir la galería el mismo día de la sesión, estableciendo un máximo de 10 días para la selección. De esta forma se garantiza el cumplimiento de los plazos y de las entregas.
(Foto de Dani Rivas)
Muchas veces también se producen imprevistos que no dependen de uno mismo y que por mucha organización y previsión que uno tenga son dificiles de evitar. Hablamos de las cancelaciones y lo que suponen. Sara Montoya nos cuenta al respecto que lo mejor para evitarlas es pedir una reserva previa. De esa forma ya sería algo inusual que alguien que ha pagado previamente una sesión decida perder la posibilidad de llevarla a cabo. Le preguntamos a Sara sobre como vería tener a mano una lista de interesados que se quedaron fuera por llegar tarde a la inscripción y nos señala muy ciertamente que para poder desarrollar esa idea sería necesario establecer unas pautas de urgencia y que esos clientes tuvieran claro que en caso de ser llamados, el cumplimiento de la urgencia es condición indispensable para acceder al listado de sesiones.
(Foto de Sara Montoya)
Sobre las cancelaciones, más práctica se muestra Débora Bretones, quién recomienda no darle más vueltas y dejar el hueco libre aprovechando ese tiempo para editar y preparar más relajadamente las sesiones futuras. Y mucho más optimista se mostró Dani Rivas, quién comenta que en caso de cancelación hay que ver la parte positiva y aprovechar ese ratito de descanso. ¡Desde luego que merecido!
Todos estos son los consejos que podemos englobar en lo que a la apertura de agenda y organización del trabajo se refiere. Esta es la primera de las cuatro series que hacemos hablando de la Navidad con fotógrafos expertos en la materia y no podemos estar más agradecidos a ellos y a ti, por supuesto, por leernos.
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